Atelier : Raison d’être de l’équipe

Tout le monde veut être dans une équipe où il y a une bonne ambiance et qui est performante !
Pour ça, être alignés et tirer tous ensemble dans la même direction est un bon premier pas.
Définir une “raison d’être“, claire, explicite et partagée est la première étape pour établir un cadre de travail confortable et efficient.

Pourquoi faire cet atelier ?

Ça y est, les membres de l’équipe sont nommés ! On nous a réunis pour travailler ensemble : y’a plus qu’à s’organiser…
Oui, mais, c’est quoi notre mission déjà ? Est-ce que c’est clair pour tout le monde ?

Cet atelier est très utile pour clarifier la mission de l’équipe. Ceci pour nous assurer que tout le monde va dans le même sens et qu’il ne reste aucun malentendus. Le Manifeste de l’équipe devrait être le premier livrable produit par l’équipe.

Ce document va permettre de :

• Aligner tous les acteurs sur la mission et les objectifs de l’équipe.
• Communiquer plus facilement avec le reste de l’organisation.
• Et plus tard, d’accueillir plus facilement des nouveaux membres.

Les questions guides et les templates assurent un atelier efficace et productif.

Quand faire cet atelier ?

Le mieux c’est avant toutes autres choses, lors du lancement de l’équipe.
En effet, une mission claire et partagée par tous va conditionner et simplifier les ateliers suivants :

• Définition de la vision produit
• Définition et attribution des rôles et responsabilités
• Définition du rythme de travail et organisation des évènements de l’équipe
  

L’autre bon moment, c’est si une équipe déjà constituée rencontre des difficultés d’alignement et/ou de communication.

Qui inviter ?

Tous les membres de l’équipe bien sûr !

Et si besoin :

• Le(s) manager(s) des équipiers
• Des représentants des partie-prenantes

Ceci afin de s’assurer que tout le monde est aligné avec la mission de l’équipe et que nous n’allons pas partir sur une fausse piste.

Caractéristiques de l’atelier

• Temps de préparation : 10 min à 30 min (selon l’aisance de la personne qui anime)
• Niveau : tous niveaux (pas de prérequis pour les participants)
• Durée : 90 à 120 min
• Nombre de participants : de 3 à 10 (au-delà prévoir des sous-groupes)
• Thématiques : Kick-off / Alignement / Team Building / Cadre de travail
• Modalités : en présentiel ou en visio (en visio, prévoir un outil visuel de collaboration de type Klaxoon ou Miro)

Mode d’emploi / Guide de facilitation

0. Introduction de l’atelier

En premier, rappeler les objectifs de l’atelier.
Décrire brièvement le déroulé et vérifier si les participants sont à l’aise pour se lancer.

💡 Conseil : en fonction du contexte de l’équipe, il peut être nécessaire d’ajuster les termes des questions guides des cadrans 1, 2, 3 et 4 en phase de préparation.

1. La mission de l’équipe 🧭

La mission de l’équipe est l’objectif à long terme de l’équipe, le cadre général de son intervention.
La mission doit être inspirante pour donner envie et être assez large pour permettre à l’équipe d’être créative (et de pouvoir pivoter si besoin).
La mission doit être plutôt stable dans le temps ; c’est le cap à suivre.

Dans le cadre d’une organisation avec de nombreuses personnes, il est bon de voir comment la mission de l’équipe contribue aux objectifs de plus haut niveau (ex son service, sa direction, …).

⛔ Les moyens tactiques et les objectifs plus concrets à moyen terme sont abordés, plus tard, dans le cadran n°3. Vous pouvez les déplacer s’ils apparaissent à ce moment-là.

Laisser quelques minutes aux participants pour donner leur idées. Puis rassembler les tickets, faire des catégories et reformuler (bannir tout jargon spécifique).

💡 Conseil : ne pas mettre les idées en double, mettez plutôt un cœur (ou une gommette) sur les tickets déjà présents.

2. Les parties-prenantes 😀

Le cadran n°2 permet d’identifier les populations ciblées par nos activités et les personnes à qui nous devront rendre des comptes.

💡 Conseil : dans le cas d’une offre grand public (retail) les utilisateurs sont aussi les clients (ceux qui paient) dans le cas d’une offre B2B ou d’une mission interne, il est bon d’identifier nos sponsors.

3. Les objectifs de l’équipe 🎯

Les objectifs de l’équipe sont des actions tactiques et des moyens concrets que l’équipe va mettre en œuvre, à moyen terme, pour avancer vers la réalisation de sa mission. Les métriques et observables associés doivent permettre d’évaluer si l’équipe progresse dans la réalisation de sa mission.

💡 Conseil : si possible, mettre en rapport les objectifs avec leurs métriques associées. Dans certains cas, partir des métriques peut aider à déterminer des objectifs (ou inversement). Des allers-retours entre ces 2 sections seront peut-être nécessaires aux participants pour converger.

4. L’offre de l’équipe 💎

Qu’est-ce que l’équipe a à offrir, en termes de services et/ou produits ?
Quelles sont les compétences clés, les expertises ? Comment l’équipe peut-elle répondre aux besoins des populations ciblées ?

💡 Conseil : peut-être nous manque-t-il certaines compétences : c’est un bon moment pour les identifier. Peut-on imaginer, dès à présent, des produits et des services ?

💡 Conseil : se projeter un peu dans le futur, certains axes de notre mission ne sont peut-être pas couverts actuellement. C’est un bon moment pour voir comment nous devrions développer notre offre prochainement.

5. Le manifeste de l’équipe 📢

C’est le moment de faire la synthèse. Normalement, c’est assez simple, il suffit de compléter les phrases avec les éléments présent dans les 4 cadrans précédents.

Attention à éviter tout jargon et développer systématiquement les acronymes. Le contenu du manifeste doit être compréhensible par un maximum de personnes en dehors de l’équipe.

💡 Conseil : Si on est un peu juste au niveau timing, il est possible de faire faire cette étape de synthèse ultérieurement par 1 ou 2 volontaires qui feront une proposition au reste de l’équipe.

💡 Conseil : Tester ce manifeste auprès du reste de l’organisation pour voir cela est vraiment compréhensible par des personnes externes à l’équipe.

6. Clôture / Conclusion ⭐

C’est le moment de faire un débriefing sur l’atelier lui-même. En général, j’invite les participants à faire un feedback sous la forme du Perfection Game :

1. Une note /5 pour matérialiser leur ressenti.
2. Une chose qui a été appréciée (et donc à refaire pour les prochains ateliers).
3. Une chose qu’on pourrait améliorer (ce qu’il faudrait faire différemment pour améliorer leur ressenti, la prochaine fois).

Exemples

1. Template

Voici le résultat d’un atelier auprès d’une équipe IT, de type soutien aux autres équipes, chargée d’aider à améliorer la sécurité informatique.

2. Manifeste

Voici un manifeste d’équipe produit à la fin d’un tel atelier :

Manifeste de l’équipe DevSecOps

Notre mission est de contribuer à la sécurité du SI, par les moyens suivants :

• Faciliter la détection des vulnérabilités dans les applications.
• Rendre visible et accessible le niveau de sécurité des applications.
• Aider à diffuser les bonnes pratiques de cybersécurité dans l’entreprise.

Nous aidons à améliorer la qualité et la sécurité de nos applications tout au long de leur cycle de vie, en réduisant le nombre des vulnérabilités présentes dans les livrables. Nous apportons des outils et du support à tous les acteurs de la fabrication et de la maintenance du logiciel, ainsi qu’aux équipes transverses chargées de la qualité et de la sécurité.

Exemples de nos actions :

• Installer des outils qui permettent d’améliorer notre capacité de détection des vulnérabilités.
• Cartographier les zones d’ombre dans les systèmes pour réduire les risques liés aux applications non connues ou non gérées.
• Fournir des indicateurs de sécurité et des dashboards offrant une meilleure visibilité sur notre niveau de sécurité.
• Mener des actions de sensibilisation et formation aux enjeux et aux bonnes pratiques de sécurité.

Notre équipe est constituée d’experts répartis sur Nantes, Rennes et Paris. Elle rassemble, entre autres, les compétences suivantes :

• Sécurité opérationnelle.
• Capacité de communication, formation et animation.
• Intégration des contrôles de sécurité dans la chaîne d’intégration continue.

Conseils de facilitation

Ordre de remplissage du template

Normalement, il est assez logique de remplir le template dans l’ordre de blocs numérotés. Si l’équipe bloque sur un cadran, il vaut mieux passer à une autre section et y revenir plus tard dans la discussion ; les autres items étant clarifiés, les échanges seront sûrement plus aisés.

Par exemple, si une équipe bloque un peu sur sa mission (la vision à long terme) et que les participants ne sont pas trop à l’aise sur cet aspect et ont visiblement besoin de choses plus concrètes, il peut être bon de passer directement à la section 3. Objectifs, quitte à compléter la mission après cela.

Objectifs et métriques

Dans la section n°3, il y a probablement des aller-retours à faire entre les objectifs et leurs métriques associées.

Une bonne pratique est de cacher l’objectif une fois les métriques correspondantes définies (façon Jeopardy). On devrait facilement déduire l’objectif à partir des métriques. Si ce n’est pas le cas, ce ne sont peut-être pas les métriques associées à cet objectif-là, ou il a besoin d’être reformulé.

Ressources

Voici un autre canva d’équipe qui peut vous aider.

Modèle Product Vision Board