Faites décoller votre DSI avec un Foil en 3 leçons !

Décidément !  J’allais toujours de surprises en surprises dans le cadre de l’accompagnement de la transformation de la DSI. Je l’accompagnais en tant que Coach Agile depuis maintenant 3 ans. Cette DSI traditionnelle qui opérait dans le monde des assurances avait définitivement bien changé !

Je regardais à nouveau le carton d’invitation de cette soirée. Elle célébrait les 3 ans de la transformation, le point de rendez-vous se trouvait… sur la plage !?

Arrivé sur les lieux, je reconnus Eric au loin, qui semblait littéralement voler au-dessus de l’eau sur un drôle d’engin appelé « Wingfoil ». C’est une petite planche, une aile maintenue à bout de bras et sous l’eau un foil qui permettait de s’élever au-dessus de l’eau.  Il avait cru faire la surprise en accueillant ses équipes sur ce drôle d’engin volant, mais en réalité c’était son équipe qui lui fait la plus belle des surprises :  en se retournant il venait d’apercevoir 50 autres wingfoils qui l’encerclaient maintenant, dont une partie aux mains de son équipe R&D !

Difficile de reconnaitre Eric qui surplombait l’espace autour de lui tant il avait changé en 3 ans… Je me remémorais cette première rencontre.

3 ans plus tôt

Eric se tenait au fond de la salle, un peu replié sur lui-même. Certainement accablé par les reproches qui fusaient autour de lui par les équipes commerciales. Son teint était livide.

Quelques jours plus tôt, nous avions été appelés à la rescousse. Nous, les équipes de Coach Agile, que le directeur de l’entreprise voulait voir. Il voulait savoir si l’agilité ou le Lean pouvaient ouvrir des perspectives dans cette impasse où se trouvait l’entreprise, concurrencée de toute part, devenue incapable de déployer des innovations dans des laps de temps raisonnables.

Eric avait attendu la fin de la présentation de la situation et du tour de table pour nous prendre en aparté, et nous en dire plus sur situation dans laquelle il se trouvait.

« Je ne pilote plus rien et ne gère que du retard et de l’insatisfaction. Je n’ai plus de visibilité sur ma capacité. Je prends les sujets en fonction des urgences, rien ne se termine, les livraisons ne se font jamais, ce sont les utilisateurs qui débuggent nos produits. Je regrette presque d’avoir lancé cette enquête utilisateur ! En effet l’enquête utilisateur lancée quelques semaines plutôt avait confirmé le ressenti de tous les niveaux de satisfaction touchaient le fond… »

À l’heure du bilan

Éric nous accueille chaleureusement, encore mouillé, se remettant progressivement de ces émotions.

Il reprend son souffle et prend la parole pour lancer les festivités, il a judicieusement placé son foil devant l’estrade sur laquelle il se trouve.

« Si vous permettez, j’aimerais revenir ce soir sur les 3 années qui ont profondément bouleversé le fonctionnement de la DSI… Et je pense… Notre avenir. Je retiendrai 3 leçons de l’aventure que nous avons vécu ensemble et, si vous le permettez, je ferai un parallèle avec cet engin volant, le « wing foil », qui figure devant vous… Et vous remercie encore pour la surprise et la formidable aventure que nous avons vécu ensemble. »

Leçon 1 : La voile

La mise en place de l’agilité comme première étape de notre transformation, dans la gestion de notre portefeuille de Projet, puis de notre Backlog, nous a fait l’effet d’une voile qui a redonné un souffle pour avancer. La capacité à prendre en compte de nouveaux besoins est venu d’une simple question : WHY ? pourquoi ce projet ? Pour qui… Pas de réponse claire ? Alors le sujet était retoqué en bas de la pile. Les représentants utilisateurs qui étaient jusqu’à présent en bout de chaine sont venus nous aider à prioriser ce qui avait vraiment de l’intérêt pour ceux qui utilisent les outils au quotidien et nous avons ainsi retrouvé de la bande passante.

Nouveau souffle aussi dans les agendas des managers : en décentralisant les décisions au niveau des équipes, ils ont pu se consacrer davantage sur leur cœur de métier (soit produit soit RH ou animation) et ont progressivement abandonné le micro-management en faisant confiance aux équipes d’expert auto-organisées.

Mais la leçon que je retirerai aussi de cette première étape, c’est la frustration des utilisateurs qui furent finalement assez déçus, nous leur avions vendu du rêve mais toujours pas d’améliorations notables à l’horizon, les délais de livraisons étaient à peine raccourcis par l’accélération et la qualité des développements !

Leçon 2 : La Planche

La visualisation du Flux Kanban et ces pratiques héritées du Lean, déployées sur l’ensemble de la DSI, a permis ensuite d’assoir les pratiques de l’agilité sur l’ensemble des périmètres Etudes, Dev, Prod. Le management visuel sur un Kanban-tableau a été un véritable électrochoc permettant d’identifier instantanément (et de partager !) les goulets d’étranglement qui étaient saisissants ! 3 semaines par ci 6 mois par là… En visualisant ce qui n’était ni plus ni moins qu’un seul et même embouteillage !

Je dois avouer que notre précipitation à optimiser le flux et à réduire certains délais, sans en connaitre le détail, nous a donné de belles frayeurs avec des incidents de production évités de justesse ! Nous nous sommes littéralement précipités à concevoir les contours d’une planche et à monter dessus sans même en comprendre les contours ni les règles de workflow avec à la clé des retours au port, des galères et des heures à ramer !

Leçon 3 : Le Foil

Puis vint la mise en place de notre Foil, vous voyez cette aile sous-marine et ce gouvernail associé ainsi que le mat qui rend solidaire et surélève la planche. Le Foil permet de s’élever au-dessus de l’eau et enlève les turbulences qui lui sont associées.

Le Devops est un mouvement qui a eu l’effet du Foil : son approche culturelle a réduit les turbulences entre les équipes, chacun a pu avancer dans le même sens. « fini le diviser pour mieux régner. » Cette culture du partage a permis de concevoir des produits fortement découplés dès le départ et a permis de découper notre SI monolithique en élément plus petits et plus fluides avec à la clé des tests et déploiement en continu. Au fil de l’eau..

Enfin en mettant en place les outils de mesure et de pilotage, le Devops a donné un gouvernail aux managers qui ont pu expérimenter et encrer le droit à l’échec dans les pratiques quotidiennes.

Voler plus haut…

Nous sortons maintenant la tête de l’eau et commençons à surfer au-dessus des vagues.

Les équipes commerciale sont avec nous aujourd’hui pour vous l’annoncer, votre projet d’innovation a été testé en Lean Start up avec un excellent retour des utilisateurs Tests et nous avons un GO pour le déployer à l’échelle du groupe , Merci et bravo à tous.

Eric passe la parole au service commercial qui prend la suite et vient nous rejoindre avec ses équipes.

« Cela vous dirait une dernière sortie nocturne, lance-t-il à la volée? » ? Toute l’équipe, développeurs architecte, manager, s’affaire pour préparer ensemble le matériel et nous sommes de la partie.

Un vent nouveau vient effectivement de se lever…

Ainsi s’achève le premier volet de cette fiction. Toute référence à des personnages ou des situations existantes ou ayant existé n’est pas fortuite. De belles histoires comme celle-ci nous aimons les écrire avec les clients que nous accompagnons au sein du Phare Rose.